Basit ve Sade Yaşa – 5 – Çalışma Hayatında ve Ofiste Sadeleşme

Hayatımızın çoğu çalışarak geçiyor. Öyle ki, iş yerindeki çalışmaya harcanan vakit, ailemize ayırdığımız zamandan daha çok olabiliyor. Giderek daha karmaşık, zorlu, stresli bir hal alan günümüzdeki iş yaşamı, pek çoğumuzu da olumsuz etkiliyor. Kimi zaman içinde bulunduğumuz ortam, kimi zaman da çalıştığımız masa bile verimimizin düşmesine neden olabiliyor. Kuşkusuz çalıştığımız şirketin sunduğu imkanlar, ücret, mesai arkadaşlarımız, yaptığımız işin yoğunluğu, fazla iş yükü, tek kişiden üç kişilik iş çıkarma performansının beklenmesi gibi şeyler de bizleri hem yaptığımız işten soğutuyor, hem de motivasyonumuzu düşürmüş oluyor.

Neticede sevsek de sevmesek de, hayatımıza çalışarak devam etmek durumunda olduğumuzu kabullenerek, kaldığımız yerden devam ediyoruz bir şekilde. Ancak burada gözardı edilmemesi gereken nokta, iş hayatının stresini ve yükünü kaderimizmiş gibi kabul etmektense,  en azından çalıştığımız ortamı ufak tefek değişikliklerle daha “iyi çalışabilir” hale getirebileceğimizdir. Bunu önce kendimizden, sonra çalıştığımız masadan başlayarak yapabiliriz.

Nasıl mı?

Düzenli Bir Masa ve Çalışma Ortamı Nasıl Sağlanır?

Önce, yoğun çalışmadığımız bir vakit belirleyerek işe koyulabiliriz. Öğle tatillerinden arta kalan zamanlarda, sabah mesai başlamadan önce veya akşam mesaisi bittikten sonra küçük rutinler oluşturarak, her gün bir adım atarak, çalışma ortamımızı daha çalışılabilir hale getirebiliriz. Mesela masamızı gereksiz evrak kalabalığından kurtarıp, temiz ve düzenli olmasını sağlayabiliriz. Kullanılmayan kalemler, defterler, bir sürü post-it, not kağıtları, arkadaşlardan gelen masa süsleri, kağıt ağırlıkları, minik resim çerçeveleri, klasörler… eğer baktığımız zaman sayıca fazlaysa ve bilgisayarı açtığımızda elimizi kolumuzu hareket ettirecek alan daralmışsa, bizi çalışmaktan alıkoyan, her dakika lazım olmayan  ve işlevi olmayan objeleri, masamızdan kaldırarak işe başlayabiliriz. Dosyalanacak evrakları, saklanması gerekenleri ayırabilir, arşive gidecekleri gönderebilir, çok eski ajandaları geri dönüşüme verebiliriz. Mutlaka dağınık çalışmayı sevenlerimiz vardır, tamam, bırakın hepsi dağınık kalsın, ama üç yıl önce yazdığınız ve artık işlevini kaybetmiş, harfleri okunmayan not kağıtlarını saklamayın artık n’olur.

Bir de bilgisayarlarımız var tabii. Bilgisayar ekranımız karmaşık olmayan, sistematik bir masa üstüne sahipse, çalışırken daha iyi odaklanmamızı kolaylaştırır. Böylece bizden acilen bir dosya göndermemiz istendiğinde,  neyin nerede olduğunu aramak yerine vakit kaybetmeden sonuca ulaşmış oluruz.

Önceliklerimizi Nasıl Tespit Edebiliriz?

Ne yazık ki, büyük şehirlerin trafiğinde, hele de İstanbul’da mesai saatinden çok daha  erken bir vakitte iş yerinde olmak, elbette kolay olmuyor. Ancak böyle bir imkanımız varsa, mesaiye diğer arkadaşlarımızdan daha erken gelerek, ofis sessizliğinde, yapacaklarımızı sıraya koyabiliriz. Acil ve öncelikli işler listesi hazırlayarak çalışmaya başlayabilir, ikinci derecede önemli olanları daha sonraya kaydırabiliriz. Maalesef çalışma yaşamında bize sunulan her iş “hayati önemi varmışçasına” sunulur ve bizler de bunu böyle kabul etmek durumunda bırakılırız. Ancak ne yaptığımız işlerin hepsi, ne de verilen görevlerin tamamı “hayati” değildir. Bu yüzden  öncelik sırasına koymak önemlidir. Aciliyeti ve önceliği olanlara enerjimizi harcadığımızda, diğer işleri yoluna koymak bizi gereksiz yere yormamış olacaktır.

Nasıl Daha Verimli Oluruz?

Daha önce çalıştığım bir şirkette yöneticilerden biri, “Bir insan sürekli mesaiye kalıyorsa ya çalışmayı bilmiyordur, ya da işten kaytarıyordur” derdi. Başlangıçta bu sözü yadırgardım.  Çünkü gerçekten çok yoğun çalıştığımız dönemlerde, kendi isteğimizle değil, mecburiyetlerden mesaiye kalırdık. Ancak daha sonra bu sözü düşündüğümde hak verdim. Burada, elbette canını dişine takarak, adeta beş kişilik performans sergilediği halde, yine de o işi kendisinin yapmasını istediler diye saatlerce mesai yapmak zorunda kalan arkadaşlarımıza değil sözüm. Bu farklı bir durum. Konumuz, geç saatlere kadar ofiste çalışıp uykusuz kalarak, hayatımızı ertelemekte olduğumuz gerçeği. Bu yüzden dikkat edilmesi gereken nokta şu: Saatlerce “çalışıyor gibi” olmaktansa, verimli çalışmak; “bu işi şu kadar zamanda halledebilirim” diyebilmek… Verimli çalışırken de mutlaka dikkat dağınıklığına sebep olan faktörleri uzaklaştırmamızda fayda var. 5-10 dakikada bir telefona bakmak, sosyal medyada oyalanmak, çok sık e-postaları kontrol etmek de, bizi zaman yönünden alıkoyar ve işimize odaklanmamızı engeller. Bu yüzden konsantre olup çalışmak için, vaktimizi çalan unsurları bir kenara bırakmak gerekiyor.

Gereksiz E-Posta ve Telefon Çılgınlığına Nasıl Dur Diyeceğiz?

Teknoloji, bazen bizleri gereksiz yere meşgul edebiliyor, biz de başkalarının vaktini gereksiz yere alabiliyoruz. Çünkü yüzyüze konuşarak beş dakikada halledebileceğimiz işleri ya telefonla dakikalarca izah ederek ya da e-postaya uzun uzun yazarak halletmeye çalışıyoruz. Sonra da iki dakikada bir e-postamızda gönder-al butonunu tıklayarak, sorunumuza çözüm gelmiş mi diye bakıp duruyor, gelen cevabın da derdimize çare olmadığını görünce küplere biniyoruz. Oysa, yerimizden iki dakikalığına kalkıp, üç ofis ötedeki departmana gidip, ne istediğimizi  açık seçik ifade etsek, hatta çözüme ulaşsak, bu kadar yorulmamış oluruz. Dolayısıyla iş yerinde halledebileceğimiz konular için, daha çok açıklama ve bilgiye gerek varsa, paragraflarca e-postalar yazmak yerine, ilgili kişiyle konuyu, meseleyi karşılıklı konuşmak yerinde olacaktır.

Elbette ki, günümüz çalışma koşullarında kendi önceliklerimizi belirlemek zor. Fakat her şeye sıfırdan başlamak yerine kendimize “kendimiz olma hakkı”nı tanımak lazım. Kendimize zaman ayırarak, işle ilgili programımızı yaparak, planlı ve düzenli olmaya özen gösterip, gereksiz kalabalıktan ve bizi alıkoyan şeylerden uzaklaşarak enerjimizi verimli kullanmak adına bir adım atabiliriz.

Çalışma hayatında sadeleşme elbette sadece çalışanların sadeliğinden geçmiyor. İşletmeler büyüdükçe yöneticiler de, çalışanlar da daha çok iş yapmak için çaba sarf etmeye başlıyor. Böyle olunca da şirket yapıları, organizasyon şemaları, görev tanımları, kimin ne iş yaptığı karmaşık bir hal alabiliyor. Üretilen üründen, şirket sitesinin tasarımına, organizasyon şemasından görev tanımlarına kadar birçok unsuru yönetmek zorlaşıyor; karar alma süreçleri gereksiz yere uzamış oluyor. Çalışanlar, karmaşıklık sebebiyle birçok prosedürü / teknolojiyi öğrenmek, bunlarla ilgili birçok eğitim almak durumunda kalabiliyor. Ayrıca  şirketlerde hem eski, hem yeni sistemlerin kullanılması, birçok hataya da davetiye çıkarmış oluyor. Neticede karmaşık bir şirket yapısı, çalışanlara zihinsel ve ruhsal anlamda zarar verebiliyor. İşler kontrolden çıktığında ise kısa süreli anlık çözümler yetmemeye başlıyor; geliştirilen yeni süreçler ise karmaşık yapıların içinde kaybolup gidiyor.  Bu yüzden iş süreçlerinin daha basite indirgenmesi,  şirketlerin de hedeflerine daha kolay varabilmeleri için bazı karmaşık ve uzun süren süreçleri gözden geçirmeleri gerekiyor.

Bu bağlamda işletmelerin iyi tasarlanmış ve sürekli gelişen yapıya kavuşabilmeleri için atılması gereken adımlar kısaca şöyle sıralanabilir:

-İşletmenin hedeflerinin açık ve net olması gerekir: Bir şirketin hedefinin yeni müşteriler edinmek, satışları arttırmak, üretilen atık miktarını azaltmak gibi net hedeflerinin olması gerekir. Hedefler açık bir biçimde belirlendikten sonra, önem sırasına göre  çalışmalara başlanmalıdır. Dolayısıyla işletmeler kendilerine para kazandıran  alanlara daha çok odaklanarak, şirketi zarara uğratan faktörlerden de kurtulmaya çalışırlar. Aynı anda şirket kapasitesinin üzerine çok fazla projeyle uğraşmak, şirketi başarılı değil, karmaşık bir hale sokar ve çalışanlar da bu karmaşık süreçte işlere yetişemeyen, mutsuz, elindeki göreve tüm dikkatini veremeyen kişilere dönüşebilirler. Bu yüzden şirket kapasitesi ve personel sayısı ölçütlerine uygun işler geliştirerek hedef belirlemek önemlidir.

-Engeller belirlenip kaldırılmalıdır: En basit haliyle şirket yöneticileri şöyle düşünebilir: Şirket içindeki iş süreçleri  20 adımdan uzun mu sürüyor? Kurum içi iletişim nasıl? Hemen cevap ve aksiyon alınabiliyor mu? Şirketin pazarlama mesajları ve vizyonu birbiriyle uyumlu mu?  Bir işletmenin daha verimli hale gelmesi için, şirket sahiplerinin/yöneticilerinin bu ve benzer sorulara cevap arayarak en çok hangi alanlarda gelişim kaydedilmesi gerektiği belirlenebilir.

-Strateji oluşturulmalıdır: İş süreçleri ve teknolojinin zamanla giderek daha da karmaşık bir hale geldiğini görüyoruz. Şirketler, var olan sistemlere uyum sağlamayan ve işleri daha da zorlaştıran süreçleri benimsemek yerine halihazırda kullandıkları sistemleri geliştirip en verimli hale getirmek için ellerinden geleni yapmalıdır. Bu noktada yapılan her türlü değişiklik, şirketin temel hedefleriyle uyumlu olmalı, karmaşık bir yapıda olmamalı, olabildiğince basite indirgenebilmelidir.

Zeynep Kıyak


Yazılara Abone Olmak İsterseniz

E-Posta Adresinizi Yazın:




Önceki İçerikBildiğini Sanan Bilmez, Bilmediğini Bilen Bilir
Sonraki İçerikKarantina, Maske ve Edebiyat
Zeynep Kıyak
1981 İstanbul doğumlu, İstanbul aşığı olan bir İstanbullu. Marmara Üniversitesi İletişim Fakültesi, Halka İlişkiler ve Reklamcılık Lisans, Marmara Üniversitesi Medya Ekonomisi Yüksek Lisans mezunu. Editörlük ve kurumsal iletişim alanlarında üç yıl çalıştıktan sonra, insan kaynaklarına yöneldi, 12 yıldır profesyonel anlamda bu alanda çalışıyor. Çok klişe olacak belki ama “Çocukluğundan beri yazıyor” Ortaokul ve lise yıllarında yazıyla ilgili tüm il düzeyi yarışmalarda önemli dereceler kazandı. Üniversitede TÜHİD’in düzenlediği sosyal sorumluluk temalı yarışmada ekip arkadaşlarıyla “Genç İletişimciler” dalında Altın Pusula ödülünü aldı. Yazmayı bırakmadı. Sabah, Akşam gibi gazetelerde belirli dönemlerde yazıları; Kariyer.net’in blog sayfasında makaleleri yayımlandı. 2011’de Yasemin Sungur ile yolları kesiştiğinden beri Martı’da “Alternatif İK Sözlüğü”nü hazırlıyor. Bunun yanı sıra gündemle ilgili haber yazıları, röportajlar, farklı yazı dizileri üzerine yazmaya devam ediyor. MARTIDAŞ olmayı çok seviyor. Yeni projesi için yakında harekete geçecek ve bu yüzden çok heyecanlı…