İK Neden Dijitalleşemez?

Senelerdir, Analitik İK, Dijital İK, İK 4.0 konuşuluyor ve bir müddet daha konuşulacak gibi. Her fonksiyonda, her müdürün, her CEO’nun ağzında, İK’nın dijitalleşmesi, teknolojiye ayak uydurması var. Ama bir türlü olmadı ya da beklenen hızda olmuyor. Bundan da İK çalışanları sorumlu değil mi? Konuşup anlattığınızda “Evet işte bu” dedikleri stratejileri hayata geçirmeyenler acaba kimler?

Şimdi efendim, 25 yıldır insan kaynaklarına sadece emeğini değil, yüreğini de koyan biri olarak üzgünüm ama İK bu kültürde emekleyerek dijitalleşir, ancak birkaç “gerçek” uluslararası kültüre sahip –ki ben onlardan birinde çalışma şansını yakaladım- şirkette hayallerinizin dijital İK’sını bulursunuz. Nedeni diğer şirketlerdeki İK çalışanlarının kalitesi, yetkinliği, bilgisi değildir. Ama genelde maalesef ki onlara suç atılır: “Ah bizim İK.”

Aslında insan kaynakları fonksiyonu, yapay zekayı, dijitalleşmeyi en erken kullanmaya başlayan fonksiyon. Şimdi sizin beğenmediğiniz PDKS (personel takip sistemi) 90’lardan beri hemen hemen her şirkette mevcut. O zaman sadece giriş çıkış kapılarını açan bu kartlarla, artık bordronuz oluşturuluyor, ek menfaatleriniz yönetiliyor, özel günlerinizde uyarılar ile kutlamalar geliyor, performans ve kariyer çizelgeleriniz, eğitim takipleriniz yapılıyor. Hepsi tek bir kod ve kartınızla. Uluslararası şirketlerde, hangi ülkeye giderseniz aynı kartınızla işlem yapabiliyorsunuz.  Ve aslında bunların hepsi sizin parmağınızın ucunda.

Bunlar bireysel yapabildikleriniz, kurumsal olarak bu data, şirketin devam sistemini, izin yükümlülüğünü ve bunun maddi sorumluluğunu, şirkette çalışan personel sayısı ve kadrolara göre anlık maliyeti, acil durumda kimin nerede olduğunu, bağımlılarının yani aile bireylerinin de dahil olduğu ek fayda maliyetlerini ve devlete karşı olan maddi yükümlülüklerini hesaplayabiliyor. Yine tek tuşla…

Buradan ileriye, yeni yatırımlarda kaç ilave kişiye, ne kadar maliyete katlanmanız gerektiğinin hesaplamasını yaparken, o çalışanların alması gereken eğitimleri de size otomatik olarak belirleyip, kişiler işe geldiğinde hemen mobil cihazlarına gönderebiliyor.

Ve daha yazmakla bitiremeyeceğim nelere neler….

Ve bunların hepsinin, şu an birçok şirkette altyapısı hazır ama âtıl bekliyor. Neden mi? İşte o neden İK’nın dijitalleşmesini sekteye uğratan neden. Ve de tamamen İK dan bağımsız ama insanla alakalı.

Söylemekten bıkmadığım bu cümleyi tekrar söyleyeceğim: İK sadece İK çalışanlarına bırakılmaz. Bu ve benzeri sitemlerin işlemesi için her bir çalışanın aktif katılımı şarttır.

Şimdi düşünün, çok büyük bir üretim şirketinin 400 kişilik fabrikasında İK sorumlususunuz. Kart sisteminiz var. Ama çalışanlar, kartını okutmadan içeri giriyor. Ve bu aksiyon amirleri tarafından normal karşılanıyor. E, ne oldu şimdi PDKS de. O kart oraya işlenmedi ise o çalışan o gün gelmedi, hemen sistem o gün o kişiyi yok sayıyor. Yani kişinin bordrosunda 1 gün eksik. Bunu her ay en az fabrikanın %10 unu yaptı deyin 40 çalışan. Amirler ne diyor? burada o canım, işinin başında sen ay sonu manuel düzelt! Pardon! Manuel düzelteceksem neden sistem var?

O yüzden, şirketlere gidin, tam şu an bu ofiste, bu binada, bu fabrikada kaç kişi var diye sorun! Doğru cevabı veren şirket sayısı bir elin 5 parmağını geçmez. Acımasız mı geldi hadi 10 olsun.

Çok basit ama insani bir noktaya değinmek istiyorum. Yaşamadığımız, görmediğimiz şeyler değil, bir afette ya da terör saldırısında kimin şirkette olup kimin olmadığını bilemezsem, içeride kim vardı, kim kaldı nereden bileceğim? Bunun vicdani sorumluluğu kime yükleniyor? Cevabı size bırakıyorum.

Hadi çok dramatikleştirmeden devam edeyim, kişi mesaiye kalıyor, amiri sistemden onaylamadığı için bordrosuna fazla mesai ödemesi işlenmiyor ve ay sonu eksik maaş alıyor. Kim sorumlu? Ah bordro bölümü yine hatalı yatırmış. Kavga dövüş, gerginlik. “Ben mesaiye kaldım”, “Ben bilmiyorum, onay yok” Amirini ara. Amir “Hatırlamıyorum. Güvenliğe soralım seni gördü mü?” Sistem var bu arada, o yatırım yapılmış.

İk’nın dijitalleşmesini İK’dan çok kimse isteyemez ama bunu tek başına yapamaz. Kendi sorumluluklarını yetişkin gibi yerine getirmeyen çalışanların arkasını toparlamaya çalışan bir bölüm bir müddet sonra kendine güvenini ve inancını kaybedecektir. Nerede kaldı stratejik ortaklık? Çalışan deneyimi yaratmak?

Hayatınızı yalınlaştırmak, şirketinizi ekstra maliyetlerden kurtarıp, 20 kişinin yaptığı işi 2 kişi ile idare edip diğer 18 kişiyi daha verimli kullanabilmek, çağa ayak uydurabilmek, zor zamanlarda ayakta kalıp fark yaratabilmek için, çalışanlarınızı çok basit kurallar için eğitin. Net: kartını okuttun bordronda paran, okutmadın o gün yoksun eksik maaş, sonradan rica-minnet kültürü ile iş yaptırmayın. İK’nızı ezdirmeyin.

Ya da izin formun yok, izindesin, sonradan tamamlarım yok. O anda deprem oldu kim ofiste kim yok. Kim enkaz altında, kimseyi vicdani sorumluluk altında bırakmayın.

Daha sonra açılacak işe iade davalarında, ama o izinliydi formumu sonra doldururum dedi gibi bahanelerle şirketi maddi zarara sokmayın.

Tüm bunları siz yetkin müdürler, direktörler, GM ve CEO yapacaksınız. Çünkü Lider rol model sizsiniz. Yoksa, maalesef 5 kişinin işini 25 kişi yapar sizde o maliyete katlanır, bozulan ekonomik şartlarda doğru data elinizde olmadığından neyi doğru yaptığınızı bilmeden stratejik kararların altına imza atma şanssızlığında kalırsınız. Ki bence çoğunuz kalıyorsunuz…

Unutmayın, tüm departmanların olduğu gibi İK’nın da müşterisi sizin nihai tüketiciniz. İçeride yönettiği her kaynak, dış müşteriye olumlu ya da olumsuz yansıyor. Sadece mutlu çalışan mutlu müşteri değil, verimli kaynak yönetimi akıllı yatırım ile de…

Bir düşünün yukarıdakiler size rezone etti mi? Ettiyse bugün bir adım atın derim. Unutmayın İK sadece İK fonksiyonunda çalışanların sorumluluğunda değildir. Çünkü İK aslında sizsiniz = İnsan Kaynağı.

Ece Sueren Ok


Yazılara Abone Olmak İsterseniz

E-Posta Adresinizi Yazın: